Kvifor handsamar vi personopplysningar om deg?
Vi handsamar personopplysningar mellom anna for å kunne utføre lovpålagte oppgåver og tenester, og for å kunne sakshandsame kontakt frå deg. Når kommunen «handsama personopplysningar», betyr det til dømes at vi innhentar opplysningar, registrerer dei, set dei saman, lagrar dei eller utleverer dei.
Dersom vi ønsker å handsame personopplysningar som ikkje er nødvendige for å utføre våre lovpålagte oppgåver, vil du bli informert om at det er frivillig å gi frå seg opplysningane og kva som er formålet med handsaminga av personopplysningane (t.d. ved spørjeundersøkingar).
Kva rettsleg grunnlag har vi til å handsame personopplysningar om deg?
- Personopplysningsloven og Personvernforordninga (GDPR) regulerer tilgangen til å handsame personopplysningar og dine rettigheter.
- Arkivloven inneheld reglar for korleis dokument skal lagrast, og når dei skal til arkivinstitusjon.
- Opplæringsloven har reglar om mellom anna innsamling, bruk og lagring av opplysningar til bruk i grunnskulen.
- Helseregisterloven inneheld reglar om korleis helseopplysningar som vert samla inn skal handsamast, her under korleis dei vert sikra, kven som har tilgang og om dei kan utleverast til andre.
- Helse og omsorgstjenesteloven gir innbyggjarane rett til nødvendige helse- og omsorgstenester.
- Offentlighetsloven med forskrifter inneheld reglane for når eit dokument er offentleg tilgjengeleg for ålmenta, og når eit dokument kan unntakast offentlegheit.
- Forvaltningsloven inneheld sakshandsamingsreglar for korleis saka di vil bli handsama. Som part i ei sak har du særskilte rettigheter.
- Kommuneloven omhandlar kommunal organisering, sakshandsaming, økonomisk forvaltning og planlegging i kommunane.
- Arbeidsmiljøloven skal sikre et godt arbeidsmiljø, trygge og rettferdige tilsetjingsforhold, eit inkluderande arbeidsliv og samarbeid mellom arbeidstakarane og arbeidsgjevarane.
- Barnevernloven skal sikre at barn og unge som lever under forhold som kan skade deira helse og utvikling, får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid, og å bidra til at barn og unge får trygge oppveksthøve.
- Sosialtjenesteloven skal betre levekåra for vanskeligstilte.
- Helsepersonelloven skal bidra til tryggleik for pasientar og kvalitet i helse- og omsorgstenesta.
- Folketrygdloven regulerer folketrygda.
- NAV-loven skal legge til rette for ei effektiv arbeids- og velferdsforvaltning.
- Regnskapsloven regulerer korleis norske bedrifter skal føre rekneskap.
- Ekomloven har som formål å sikre brukarane i heile landet gode, rimelege og framtidsretta elektroniske kommunikasjonstenester.
Kor hentar vi opplysningar frå?
Vi samlar inn opplysningar du gir oss ved personleg oppmøte, telefon, e-post, brev eller når du nyttar ulike elektroniske søknadsskjema.
Kommunen innhentar også nødvendige personopplysningar om deg frå andre offentlege myndigheiter eller registre, til dømes likningsopplysningar eller andre opplysningar frå til dømes Skatteetaten, NAV eller Folkeregisteret.
Du har alltid rett til å få vite kor vi hentar opplysningar om deg. Det er det enkelte tenesteområdet som skal opplyse deg om dette.
Kva personopplysningar handsamar vi?
Vi handsamar opplysningar som til dømes:
- Kontaktopplysningar som namn, adresse, telefonnummer, e-postadresse
- Opplysningar som er nødvendige for å identifisere deg, som fødselsnummer, d-nummer, kjønn og statsborgarskap
- Opplysningar om dine relasjonar til andre, som namn på ektefelle, sambuar, barn og sivilstatus
- Helseopplysningar som diagnose og kva medisinar du bruker
- Opplysningar knytt til dei tenester som du som innbyggar nyttar, til dømes barnehage, skule, byggesak og renovasjon
- Opplysningar som trengs i samband med det å vere tilsett i kommunen, til dømes grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og i kva fagforeining du høyrer til.
Du kan lese meir om kva som vert rekna som personopplysningar på Datatilsynet sine nettsider.
Korleis tar vi vare på dine personopplysningar?
Dine personopplysningar vil i hovudsak bli handsama i våre ulike IT-system.
Det er bare tilsette med tenestleg behov som har tilgang til IT-systema og til bygningane der personopplysningane er lagra, og vi kontrollerer tilsette si handsaming av personopplysningar i datasystema. Tekniske tiltak i form av viruskontroll, brannmur o.l. skal hindre uvedkomande å få tilgang til din informasjon via datanettverket. Alle medarbeidarar i kommunen er også underlagt teieplikt etter Forvaltningsloven, og gjennomgår jamn opplæring i korleis personopplysningar skal handsamast.
Kommunen følger også Norm for informasjonssikkerhet i helse- og omsorgssektoren (Normen)
Når og med kven deler vi personopplysningane dine?
I nokre tilfelle vil dine personopplysningar bli overført til eksterne mottakarar. Dette vil bli gjort når vi er forplikta til det, og mottakar kan for eksempel være NAV, sjukehus, domstolane, Utdanningsdirektoratet (i samband med eksamen eller nasjonale prøver) med fleire.
Når dine personopplysningar vert handsama i IT-system som ligg hos ekstern leverandør, har vi som kommune databehandleravtale med leverandøren for å regulere tryggleiken kring handsaminga, og sikre at personvernet blir ivaretatt i tråd med lover og forskrifter. I nokre tilfelle vert leverandørane sine data lagra i eit tredjeland. I slike tilfelle ser vi som handsamingsansvarleg til at det bare vert brukt land som EU-kommisjonen har uttalt er sikre.